Google File Stream – endnu en genistreg fra Google.

I dette blogindlæg, vil jeg først forklare lidt om hvad Google Drive og Google File Stream er, og herefter vise hvordan det virker i praksis.

Hvad er Google Drev ?

Google Drev er kort fortalt en filopbevarings- og synkroniseringstjeneste i clouden udviklet af Google. Google Drev blev lanceret tilbage i 2012 og har i dag mere end 800 millioner aktive brugere, og er derfor en af de mest populære Cloud-tjenester i verden.

Med Google Drive er det muligt at placerer alle ens data i skyen, det være sig dokumenter, billeder, video-film – alle typer filer. Med G Suite Google Drev har du ubegrænset plads, det betyder at der er plads til alle dine data uanset om du har 5, 50, eller 5000 gigabyte data.

Google Drev findes som web-klient der fungere i enhver browser, så du kan tilgå dine data og dokumenter fra enhver computer med adgang til Internettet. Ydermere findes Google Drive også som klient til Windows og Mac-computere samt til smartphones og tablets med både Android og Apples iOS.

Sikkerheden på Google Drev

Når filerne ligger i Google Drev, er de automatisk sikret mod data-tab. Det betyder, at når du har lagt dine data i Clouden, er de ofte beskyttet og sikret bedre end hvis de lå på din egen computer. Google har backup – hele tiden og Google har over 10.000 ansatte til at varetage sikkerhed og overvågning.

Ligeså snart du lægger dine filer op i G Suite Google Drev er der automatisk sikkerhed og beskyttelse af dine filer i form af backup og versionsstyring.

Deling og samarbejde

Men Clouden åbner også op for en masse nye muligheder ifm. Deling og Samarbejde omkring filer.

Du kan nemt dele hele mapper eller enkelte filer med kunder, kolleger eller familien. Det er også muligt at oprette et eller flere Fællesdrev i virksomheden, hvor udvalgte medarbejder har adgang.

Hvis du benytter Googles produktivitets-programmer som Google Docs, Google Sheets og Google Slides er der også mulighed for at samarbejde i realtid – op til 25 personer kan samtidig arbejde på et dokument og ændringer sker live på alle brugernes skærme.

Versionsstyring på alle filer

Alle filer har også automatisk versionsstyring, som betyder at alle ændringer i en fil, gemmes. Så det er muligt at gå tilbage i tiden, og gendanne filen som den var på et givent tidspunkt. I Googles egne produktivitetsprogrammer er der også mulighed for visuelt at se forskellen fra revision til revision vha. En simpel “Spol tilbage”- og “Spol frem”-knap.

G Suite virksomhedsversionen af Google Drive

Google Drev findes i to version; en version til private og en version til virksomheder, som er en del af G Suite-pakken til erhvervskunder.

I dette blogindlæg snakker vi kun om virksomheds-versionen af G Suite og alle de funktioner vi nævner herunder som bl.a. Google File Stream virker KUN i denne version.

Jeg har privat-versionen, kan jeg så ikke bruge Google File Stream? Nej, som sagt virker mange de smarte funktioner ikke i privat-versionerne af Googles produkter, heldigvis er G Suite så billig, at mange privatpersoner vælger at købe det. Cloudportal.dk er en af de eneste forhandlere i Danmark af Googles G Suite, og her kan du købe en løsning til 1 person (eller flere) med ubegrænset plads til kun 64 kr. pr. måned (80 kr. inkl. moms).

Hvad er Google File Stream

Vi startede i blogindlægget her med at udtrykke at Google File Stream var en genistreg fra Google. Google File Stream er en ny funktion fra Google-teamet kun til erhvervskunder med G Suite, der blev lanceret efteråret 2017. Læs om alle nyhederne fra efteråret 2017 i Google Drive.

Det klassiske problem ved Cloud-dreve

For at forklare hvad File Stream er, lad os starte med at forklare en problematik som mange bliver bekendt med før eller siden – nemlig plads!

Mange virksomheder, store som små, begynder at flytte alle deres data op i skyen på tjenester som Google Drive, Dropbox eller Microsoft OneDrive. Fælles for alle disse tjenester er, at filerne synkroniseres ned på brugerens lokale harddisk, hvorfra man arbejder med filerne. Ændringer synkroniseres løbende frem og tilbage mellem Cloud-tjenesten og den lokale harddisk.

Du er løbet tør for plads…

I dette blogindlæg bruger vi en test-virksomhed med 2 ansatte; Poul og Lone.

Personerne er naturligvis fiktive, men denne case tager udgangspunkt i en reel og virkelig kundecase.

Firmaet har en fil-struktur der ser således ud:

Det betyder at med traditionelle Cloud-dreve som bl.a. Google Drive skal Poul have 18 GB ledig diskplads på sin harddisk, og Lone 4 GB. Det er intet problem fordi Poul har ca. 80 GB ledig og Lone har 16 GB ledig.

Men udover deres private dreve, har de også følgende fællesdreve:

Poul havde intet problem, endnu, han har stadig plads, men firmaet vokser ca. ½ GB om måneden, og der skal ikke meget matematik til at regne ud, at der ikke går mange måneder før Poul også begynder at blive begrænset.

Lone har ikke diskplads nok. Hun har derfor ikke muligheden for at synkronisere andet end sit private drev ned på sin PC. Hun bruger derfor web-klienten til at downloade og uploade filer – en væsentligt forringet arbejdsgang, der spilder meget tid dagligt.

Denne case er ikke enkeltstående. Det er en af de problematikker vi oftest står overfor, når kunder kontakter os – datamængderne går kun en vej, og de fleste computere har ikke kapacitet nok til at håndtere de evigt voksende krav til ledig diskplads.

Google File Stream

Her kommer File Stream ind i billedet. Med File Stream fra Google Drive gemmes ingen filer på din harddisk, de bliver streamet fra Clouden – fuldstændig ligesom f.eks. Netflix, hvor du vælger en film, og straks efter du trykker på Play, begynder filmen at afspille, streamet i små bidder fra Internettet.

Det smarte er, at du har alle dine filer, fuldstændigt som normalt. Ikonet på mapperne og filerne har fået en lille sky, som det kan ses på billedet her, hvilket indikerer at de streamer fra Clouden.

Det betyder at man nu har adgang til alle data i virksomheden, og disse kan vokse evigt meget, uden at man igen vil stå med en plads-problematik.

Virker med alle programmer

Google File Stream er lavet, så din computer tror det er en USB-stick du har sat i din computer. Derfor virker alle programmer som normalt. Word. Excel. Photoshop. 3D Tegneprogrammer. Musik- og Videoafspillere. Alle dine programmer, kan åbne disse nye cloud-filer, fuldstændig som normalt. Og hver gang du laver en ændring, bliver disse ændringer sendt op i Googles Cloud, og gemmes sikkert her.

Online eller offline

File Stream kræver naturligvis en Internetforbindelse for at fungere. Vi har testet at arbejde med større og krævende Photoshop-filer over en mobil med en god 4G forbindelse, uden problemer – så selv på farten er Google File Stream en fantastisk løsning.

Skal man være væk fra Internettet (offline) i en periode, hvis man f.eks. skal ud og rejse, er det muligt at vælge både hele mapper og enkelte filer som skal være tilgængelige offline, hvis man gør dette, gemmer Google File Stream-klienten filerne på harddisken og næste gang man er online, synkroniseres ændringerne tilbage til Google Drev.

Når en mappe eller fil er markeret som “Tilgængelig offline” ændres det lille “Cloud”-ikon til en grøn markering, der indikerer at mappen/filer er synkroniseret og tilgængelig offline.

Windows og Mac

Google File Stream med Google Drev virker både på Microsoft Windows 7, 8 og 10 samt macOS El Capitan (10.11), Sierra (10.12) og High Sierra (10.13) (High Sierra med APFS er også understøttet).

Download klienten

Her er et direkte link til download af den nye Google Drive File Stream til hhv. Windows og Mac.

Download den nyeste udgave af Google Drive File Stream til Microsoft Windows 7,8 og 10

Download

Download den nyeste udgave af Google Drive File Stream til Apple macOS

Download