Alt det som mindre og mellemstore virksomheder bør vide om det sky-baserede / cloud-baserede Microsoft Office 365
De fleste virksomheder har besluttet, at de har behov for agilitet i forretningen og at de selvfølgelig gerne vil opnå de omkostningsbesparelser, der følger med når man flytter sin IT til en cloud-baseret løsning. Men den omfattende mængde information, der findes på internettet, gør det svært at gennemskue hvad en sådan flytning indebærer.
Nogle af de virksomheder, der starter op med Microsoft Office 365 som deres første cloud-baserede IT-løsning, tror fejlagtigt, at Office 365 blot er en simpel version af Office med adgang via en browser. Det er blot en af de forkerte opfattelser om Office 365, vi gerne vil korrigere, og derfor har vi udarbejdet denne guide til dig.
Når du overvejer at anvende Office 365 i din virksomhed, skal du kende fakta. Din virksomhed afhænger af det. Er du klar til at høre, hvilke af de ni myter om Office 365, som du måske troede, var sande – men ikke er det? Så læs videre her.
Office 365 er blot Office-redskaber i skyen, og jeg kan kun bruge dem online.
Office 365 er en serie cloud-baserede produktivitetstjenester, som kan omfatte:
- Office 365 ProPlus eller Office 365 Business – den skrivebordsbaserede Office-klient, du allerede kender og bruger, inklusive Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook og OneNote, med den ekstra fordel, at licenser, udrulning og opdatering fungerer som en tjeneste. Disse programmer installeres på din enhed, så de er tilgængelige, selv når du er offline. Og du har muligheden for at gemme data i skyen.
- Exchange Online til mail og kalenderstyring
- SharePoint Online og OneDrive for Business til samarbejde, websteder, arbejdsprocesser og filsynkronisering og deling i virksomhedsklasse.
- Skype for Business til tale, chat, møder og tilstedeværelse.
- Yammer til socialt samarbejde.
Hvis vores data flyttes til skyen, har vores virksomhed ikke længere kontrol over teknologien.
Når du flytter dine it-løsninger til skyen, reduceres arbejdet og tiden med vedligeholdelse og opgradering af software betydeligt. Nu kan du og dit team fokusere på forretningen i stedet for at være en reparationstjeneste.
Du får mere tid til at forbedre forretningsdriften og lancering af agile initiativer.
I stedet for at bruge fortsat større dele af dit anlægsbudget på servere til lagring af mail og processer kan du bruge tiden på at tænke strategisk og understøtte forretningen på en mere agil måde, så du hurtigere kan opfylde dens behov.
At bevare data lokalt er mere sikkert end i skyen.
Det bliver fortsat mere tydeligt, at
dine lokale systemer ikke er mere sikre end de ville være i skyen, siger Mark Anderson, stifter af INVNT/IP Global Consortium, en gruppe regeringer
og sikkerhedseksperter, der forsøger
at løse det stigende problem med cyberkriminalitet. Mange virksomheder hackes rutinemæssigt uden at vide det, siger Anderson, en teknologiekspert og grundlægger af Strategic News Service.
Sikkerhed er blevet et fuldtidsarbejde, der kræver et hold af omkostningstunge eksperter. Microsoft ansætter de bedste, når det drejer sig om at lukke sikkerhedshuller, og vi har størrelsen, som de fleste virksomheder kun kan drømme om.
For at opretholde sikkerheden i Office 365 på forkant med branchestandarder anvender vores sikkerhedsteam processersom f.eks. Security Development Lifecycle, trafikstyring og forhindring, registrering og afdæmpning af sårbarheder, som mange virksomheder ikke har ressourcer til at sikre. Microsoft Office 365 har en 99,9 procent økonomisk støttet oppetidsgaranti.
Desuden ansætter vi branchens førende eksperter inden for lovmæssig overholdelse af regler. Vi kender og er opdateret om de seneste regler og den seneste lovgivning: HIPAA og Sarbanes- Oxley, Federal Information Security Management Act (FISMA), ISO 27001, EU’s modelklausuler, U.S.–EU Safe Harbor-frameworket, Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) og Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) for blot at nævne nogle få.
Du kan få mere at vide om Office 365’s sikkerhed og juridiske overholdelse på Center for sikkerhed og rettigheder i Office 365.
Jeg er nødt til at flytte alt til skyen. Det er alt eller intet.
Mens tidlige fortalere for skyen erklærede, at skyen var den Hellige Gral, var der dog ingen, der var fortalere for at løfte hele din virksomhed op i skyen over en weekend. De fleste implementeringer begynder med en hybrid tilgang, hvor et enkelt program, som f.eks. mail, flyttes, og derefter flyttes mere og mere op i skyen.
Den hybride sky skaber en konsistent platform, der spænder over datacentre og skyen, og som leverer apps og data til brugerne på så godt som enhver enhed og overalt. Du får kontrol over leverancen og de muligheder, som det giver din forretning, og du kan skalere op eller ned efter behov, uden at dine lokale teknologiinvesteringer er spildte.
Mange virksomheder flytter produktivitetsbelastninger til skyen. Vejen dertil og tiden det tager at migrere kan være forskellig for den enkelte virksomhed. Vi kan hjælpe med at flytte belastninger i form af f.eks. filsynkronisering og deling (OneDrive for Business) eller mail (Exchange) først og derefter hjælpe med at finde den rette langtidsplan for mere avancerede eller større projekter.
Migrering til skyen er mere, end min virksomhed kan håndtere.
Når du begynder at overveje, hvordan du flytter petabytes data til skyen, kan du måske føle at der er for kompliceret. Vi siger ikke, at alt er så let som at klø sig i nakken, men du kan reelt være hurtigt klar med agile initiativer og beregnede datamigreringer.
Vi hjælper dig på hvert eneste trin på vejen med oplysninger og tips om konfiguration af firewall, krav til reverse proxy, identitetsindstillinger, migreringsmuligheder og en faseinddelt tilgang til hybride opsætninger. Vi har udarbejdet flere veje, du kan følge, og i de fleste tilfælde kan du anvende dine eksisterende redskaber og processer.Vi kan også levere en række onlineredskaber,, der kan hjælpe dig.
Det bedste sted at begynde er via vores videoguide, så du bliver introduceret til Office 365. I vores ”Adoption Center” kan du finde oplysninger om, hvordan du konfigurerer Office 365, hvor du kan få mere at vide om hvert program samt tips og guides til hvordan du internt kommunikerer udrulningen og brugen af Office 365.
Industrispioner, cyberkriminelle og regeringer vil have adgang til mine data, hvis de er i skyen.
Dette er de fleste virksomheders største frygt ved skyen. Men den har ikke noget på sig.
Dit IT-team administrerer adgangen, konfigurerer rettigheder og giver adgang og indstillingsmuligheder via smartphones. Din virksomhed forbliver eneejer: Du bibeholder alle rettigheder til data lagret i Office 365.
Vi anvender en lang række nøgleprincipper til sikring af dine data:
• Vi undersøger ikke dine data med henblik på annoncering eller med henblik på andre formål end at levere de tjenester, som du har betalt for.
• Hvis du på et tidspunkt afmelder tjenesten, kan du tage dine data med dig.
• Via styring af beskyttelse af personlige oplysninger kan du konfigurere, hvem i virksomheden der har adgang og til hvad.
• Omfattende revision og overvågning forhindrer administratorer i uautoriseret adgang til dine data.
Streng kontrol af designelementer forhindrer, at dine data sammenblandes med data fra andre virksomheder. Vores datacenterpersonale har ikke adgang til dine data. Desuden tilbyder vi 99,9 % oppetid via en SLA med økonomisk kompensation. Hvis en kunde oplever en månedlig oppetid, der er mindre er 99,9 %, kompenserer vi kunden via tjenestekreditering.
Microsoft er den første større leverandør af cloud-baserede løsning, der har indarbejdet verdens første internationale standard for fortrolighed omkring data i skyen. Standarden etablerer en ensartet, international tilgang til beskyttelse af personlige data gemt i skyen.
Den lægger vægt på, at:
• Du har kontrollen over dine data.
• Du ved, hvad der sker med dine data.
• Vi yder omfattende sikkerhedsbeskyttelse af dine data.
• Dine data anvendes ikke til annonceringsformål.
• Microsoft opfordrer til, at offentlige forespørgsler rettes direkte til dig, medmindre dette er forbudt ved lov, og Microsoft vil modsætte sig forsøg på at forbyde offentliggørelse ved domstolene.
Skype og Skype for Business er det samme.
Skype, til hjemmebrug fungerer fint til et mindre antal brugere, og det er gratis, medmindre du vil købe kreditter, så du kan foretage opkald til fastnettet og mobilnettet.
Med Skype for Business kan du føje op til 250 personer til onlinemøder, få sikkerhed i virksomhedsklasse, administrere medarbejderkonti og integrere det i dine Office-apps.
Skype for Business er integreret medOffice 365, og de to produkter tilsammen gør det nemt for dine medarbejdere at dele dokumenter og viden. De kan nemmere samarbejde og uanset hvor de befinder sig fysisk kan medarbejderne modtage og foretage opkald, levere præsentationer og deltage i møder fra samme program – så længe de har en internetforbindelse.
Medarbejderne kan f.eks.:
- Omgående se når en person er optaget eller ledig.
- Starte en chatsession ved at dobbeltklikke på en kontaktpersons navn.
- Dele skrivebordet under et møde.
- Invitere eksterne partnere med til et møde via deltagelse på en webkonference med fuld funktionalitet
- Inviter eksterne partnere med til et møde via deltagelse på en webkonference med fuld funktionalitet
- Integrere video via et webkamera i et opkald
Med Skype for Business behøver du ikke en dedikeret administrator til at køre servere eller at investere i ekstra infrastruktur. Denne del tager Microsoft sig af for dig. Som en del af Office 365 tilbyder Skype for Business brugerne nye funktioner, opgraderinger og rettelser, så snart de er klar. Skype for Business og forbruger versionen af Skype kan desuden sammenknyttes, så det er muligt at kommunikere mellem platformene.
Tjenesten Skype for Business understøttes døgnet rundt. Dit eget it-team skal naturligvis administrere indstillinger og sikkerheden, men Microsoft håndterer resten.
Mails fungerer ikke bedre i skyen.
Ved at flytte din virksomhedsmail til skyen kan du sove roligt med visheden om, at de eksperter, der udviklede softwaren, også håndterer vedligeholdelse af den. Imens kan
dit eget team bibeholde kontrollen over virksomhedens muligheder, og hvordan dine medarbejdere bruger funktionerne. Du kan bruge mere tid på kerneområderne i virksomheden i stedet for konstant at holde hardwaren vedlige.
Softwareopdateringer og rettelser leveres automatisk, så snart de frigives, og Exchange Online står altid først i køen til opdateringer. Selv om administration og opdateringer sker fuldautomatisk, har du fortsat kontrollen, når det er nødvendigt via Exchange Administration.
Med Office 365 har du mange muligheder, så vi udarbejdede et sammenligningskort med abonnementer, hvor du kan se de forskellige valgmuligheder, herunder mulighed for Exchange Online.
Konstante opdateringer af Office 365 vil ødelægge mine kritiske forretningsprogrammer.
Vi ved godt, at meget afhænger af dine medarbejderes mulighed for at anvende forretningskritiske apps og tilføjelsesprogrammer til Office. Vi gør alt for at opretholde kompatibiliteten med de redskaber, du bruger dagligt med Office 365 ved at:
- Tilbud om de samme standardprogrammer til din desktop over hele verden med de kendte redskaber, du kender og elsker, herunder Word, PowerPoint og Excel.
- Vi arbejder hårdt på at sikre, at selv om vi opdaterer Office 365 med regelmæssige mellemrum i skyen, så påvirker opdateringerne ikke de andre programmer du bruger. I de seneste 24 måneder har f.eks. månedlige lanceringer af Office 365 ikke resulteret i ændringer af objektmodellen eller API’et.
- Hvis dine forretningskritiske løsninger fungerer samme med Office 2010 eller Office 2013 i dag, fungerer de sandsynligvis også sammen med Office 365.
Samarbejde tæt med førende softwareleverandører og stille dem redskaber og tidlig adgang til rådighed for at sikre, at deres løsninger, som fungerer sammen med Office, fortsat arbejder sammen med Office 365. Hjælpe med at undgå kompatibilitetsproblemer med vejledning og bedste fremgangsmåder til opdateringshåndtering og udvikling. Muliggøre parallel installation af Office 365 ProPlus og dine ældre versioner af Office, så du får den nødvendige tid til at løse eventuelle problemer.
Når du har travlt med at administrere ikke-forbundne systemer, programmer og data med ufleksible og langsomme systemer, og når du er under beskydning fra medarbejdere, der kræver adgang til virksomhedens netværk og nye redskaber, er det svært at finde bare nogle få minutter til at holde sig orienteret om nye produkter og evaluere
alt det, du hører. Men nu har du en bedre forståelse for den produktivitet og det samarbejde, som du kan få med Office 365.
Du er velkommen til at dele dette med dine kolleger, som har brug for at adskille fakta fra fiktion, når det drejer sig om Office 365. Det er en fordel at have samme udgangspunkt, og du sparer tid ved ikke at skulle argumentere mod myter.
Danish
Chinese (Simplified)
Dutch
English
French
German
Italian
Norwegian
Portuguese
Spanish
Swedish